Transmitir eventos en vivo puede considerarse un trabajo estresante porque muchas cosas suceden antes y durante su realización, sientes que pierdes el control, llega la incertidumbre, el afán y no sabes por dónde empezar.
Pero no te asustes, aquí abordaremos las razones más frecuentes, que provocan estrés al momento de transmitir eventos en vivo, y así mismo, te daré algunas recomendaciones para tratar de sobrellevarlas.
Cliente nuevo en el mundo del Streaming: Te encuentras con un cliente que tiene grandes expectativas, pero poco conocimiento del tema. Aquí, debes identificar perfectamente lo que tu cliente espera y comunicarle de forma efectiva el proceso que se realiza para que todo salga bien. Transmítele confianza en tu experiencia y recuerda que una adecuada comunicación y acompañamiento, dará un excelente resultado.
Material del evento incompleto: La mayoría de veces, la falta de material gráfico y de apoyo, termina retrasando la preparación del evento y no se tiene una idea clara de cómo será el evento en temas de imagen, lo que provoca mucho estrés. Por esta razón, se hace importante llegar a acuerdos y pactar fechas con el cliente desde el principio, sobre el diseño de piezas gráficas, rótulos, agenda, listado de participantes, landing de visualización o pre-registro, invitaciones, presentaciones y videos que harán parte del evento.
Falta de planificación: Es muy común que se confirme la transmisión de un evento a pocos días de su realización y esto ponga a correr a todo el mundo. En este punto debes mantener la calma y sacar provecho de cada espacio que tengas con tu cliente, porque seguramente el cliente estará enfocado en otros temas como confirmar ponentes, contenidos, asistentes, concretar el lugar si es presencial, la hora, entre otros y dejará muchas cosas en tus manos. Debes prepararte para todo, hacer pruebas a puerta cerrada, confirmar tu personal técnico con antelación, alistar equipos, tener al día y a la mano la documentación necesaria para ingreso al lugar del evento (en caso de que sea presencial), calcular posibles escenarios y ser un apoyo para tu cliente, no una carga más.
Poco tiempo para hacer pruebas: En ocasiones te encuentras con un horario de montaje limitado que no permite hacer las pruebas necesarias, lo cual puede aumentar no solo el nivel de estrés, sino también el nivel de riesgo. En estos casos, te recomiendo programar con anticipación una visita técnica al lugar del evento si es presencial, hablar con el cliente y tratar de conseguir más tiempo, así sea en horarios inusuales, realizar pruebas simulando la realidad del evento con el minuto a minuto en mano, tener contingencias para la conexión a internet y alistar tu pre-producción para recibir invitados sorpresa, videos de último minuto o cambios en los nombres de los ponentes. Debes estar un paso adelante siempre.
¿Te identificas con algunas de las razones que tanto estresan al transmitir eventos en vivo? Aplica las recomendaciones y empieza a tomar el control de tus eventos.
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